Statuts

L’assemblée générale de l’Association Sans But Lucratif Afiliatys, réunie le 12 mai 2015 a, sur saisine du Conseil d’administration du 12 mai 2015, chargé ce dernier de rédiger le projet de nouveaux statuts ci-après qui sera à approuver par procédure écrite, remplaçant le statut de l’Association constituée le 21 décembre 2006 à Bruxelles.
Afiliatys est régie par le présent statut qui se substitue aux anciens, nuls et non avenus, et par les dispositions du Titre III de la Loi Belge du 27 juin 1921 accordant la personnalité juridique aux associations sans but lucratif, aux associations internationales sans but lucratif ainsi qu’aux fondations.

Table des matières
Article 1.     Dénomination
Article 2.     Objectifs
Article 3.     Moyens d'action.
Article 4.     Siège d’Afiliatys
Article 5.     Durée d'Afiliatys
Article 6.     Les membres
Article 7.     Les membres adhérents
Article 8.     Les membres effectifs
Article 9.     Les membres apparentés
Article 10.       Le Conseil d'Administration
Article 11.       Les administrateurs
Article 12.       L'Observateur
Article 13.       Le Président
Article 14.       Vice-présidents.
Article 15.       Le Secrétaire général
Article 16.       Le trésorier
Article 17.       L'assemblée générale
             Convocation et ordre du jour de l'Assemblée générale
             Quorum
             Relevé de décisions
             Procès-verbal
             Attributions de l’Assemblée Générale et Décisions.
Article 18.       Assemblée Générale Extraordinaire
Article 19.       Cotisation
Article 20.       Droits et devoirs des administrateurs et/ou membres effectifs
Article 21.       Démissions, suspension, exclusion des administrateurs et/ou membres effectifs
Article 22.       Les groupes de travail et de réflexion
Article 23.       Négociateur indépendant
Article 24.       Gestion quotidienne
Article 25.       Commission des litiges
Article 26.       Commissaire(s) aux comptes
Article 27.       Inventaire
Article 28.       Dissolution
Article 29.       Année sociale
Article 30.       Mesures transitoires et entrée en vigueur

 

Dénomination

  • L'Association Sans But Lucratif s’intitule « AFILIATYS ».

Objectifs

  • L’Association veille à:
  • contribuer au bien-être de ses membres;
  • développer les liens entre ses membres et le pays d'accueil;
  • promouvoir, faciliter, toute action culturelle, artistique, sportive propre à y contribuer directement ou indirectement;
  • favoriser, promouvoir, encourager, l'intégration de ses membres dans la vie du pays d'accueil par, notamment, la prise de contact et, si nécessaire, la négociation au nom de l'Association d'accords spécifiques avec des interlocuteurs institutionnels et autres;
  • contribuer au développement d'une identité et d'une citoyenneté européennes.
  • Les objectifs de l'Association visent, entre autres les causes caritatives et humanitaires selon des orientations et critères de sélection déterminés par son assemblée générale

Moyens d'action

  • Afiliatys dispose d’une large palette de moyens, dont:
  • la réalisation et la distribution de publications, l'organisation de conférences, colloques, séminaires et autres manifestations destinés à informer ses membres et à favoriser leurs contacts avec le pays d'accueil;
  • la conclusion de contrats et/ou d'accords de partenariat avec des sociétés, organismes, associations permettant aux membres d’Afiliatys de bénéficier de conditions et avantages particuliers;
  • l’organisation de projets et/ou activités ainsi que la poursuite d’actions visant à contribuer de manière tangible à la réalisation des objectifs et priorités visés à l’article 2;
  • la création de centres d’opération en Belgique et à l'étranger, notamment dans les villes où siègent des Institutions Européennes, qui s’avéreraient nécessaires pour favoriser et développer ses activités ainsi que participer à la réalisation de ses objectifs.
  • Pour ce faire, Afiliatys peut, notamment, et entre autres:
  • faire tout acte se rattachant, directement ou indirectement, en tout ou en partie, à ses priorités et/ou susceptible d’en  faciliter la réalisation;
  • acquérir et/ou mettre en location tous biens, meubles ou immeubles;
  • mettre en œuvre tous les moyens humains, techniques et financiers nécessaires;
  • prêter son concours et/ou s'impliquer dans des activités s’inscrivant dans ses priorités;
  • favoriser le partenariat avec d'autres associations et/ou de fédérations partageant ses mêmes objectifs et valeurs;
  • poser des actes commerciaux.

Siège d’Afiliatys

  • Le siège social de l'ASBL est établi à Bruxelles, dans les locaux de la

Commission Européenne
Rue de la Science 29
B 1049 - Bruxelles – Belgique.

  • Les documents prescrits par la loi sur les ASBL sont déposés par le secrétaire général dans le dossier tenu au Greffe du Tribunal de commerce de l'arrondissement judiciaire compétent.

Durée d'Afiliatys

  • Afiliatys est constituée pour une durée illimitée.
  • Elle ne peut être dissoute que par décision de l'Assemblée Générale, délibérant à la majorité des quatre cinquièmes des membres présents ou représentés, saisie par:
  • - soit une demande circonstanciée adressée au président du Conseil d’administration rassemblant au moins les deux-tiers des membres de l’Assemblée générale;
  • - soit une proposition du Conseil d’Administration à l’Assemblée Générale prise à la majorité des administrateurs présents ou représentés dûment saisi par son président qui la motivera;
  • - soit  une demande circonstanciée émanant dudit conseil d’administration présentée au président par au moins les deux tiers de ses administrateurs présents, uniquement.

Les membres

  • Peut adhérer à Afiliatys toute personne faisant partie, comme fonctionnaire ou agent et/ou retraité des Institutions, agences et offices européens, des Corps diplomatiques et consulaires des Etats membres, des Organisations Internationales, et des Ecoles Européennes.
  • Sur saisine de son président le Conseil d’Administration peut, à la majorité des administrateurs présents ou représentés, proposer à l’assemblée générale d’élargir cette liste.
  • Afiliatys se compose de trois types de membres:
  • les membres adhérents;
  • les membres effectifs;
  • les membres apparentés.
  • Les membres sont tenus de signaler au secrétariat, par voie électronique, via le site d'Afiliatys, tout changement d'adresse, d'institution et/ou de statut.

Les membres adhérents

  • Toute personne relevant de l’article 6 paragraphes 1 et 2 peut adhérer à Afiliatys moyennent paiement de la cotisation visée à l’article 19.

Les membres effectifs

  • Afiliatys est composé d’un maximum de soixante (60) membres effectifs.
  • Le nombre de membres effectifs ne peut en aucun cas être inférieur à cinq (5).
  • A l'occasion de l'information de l'organisation de l'Assemblée Générale, les membres adhérents sont invités à poser une candidature pour être nommés membres effectifs.
  • Tout membre adhérent, à jour de sa cotisation, peut, à tout moment, poser sa candidature, dûment motivée, de membre effectif auprès du secrétaire général qui initiera la procédure idoine.
  • Le secrétaire général soumet la candidature au Conseil d'Administration qui décidera, endéans les 60 jours au maximum, de la suite à y donner:
  • en cas d'agréation, le Secrétaire général informe le candidat et porte le point à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale;
  • en cas de rejet, la réponse, motivée, sera donnée au candidat par le secrétaire général.
  • Lors de la saisine du Conseil d’Administration, le Président veillera tout particulièrement à assurer la plus large représentativité possible aux fins d’une participation équilibrée des membres au plan des nationalités, sexes, Institutions, agences et offices européens où ils travaillent et/ont travaillé ainsi que les différents lieux d’activités couverts.
  • La liste des membres effectifs est publiée sur le site web de l'association et est annexée à la convocation de l'assemblée générale.
  • Nommés pour une période de cinq (5) années, renouvelable une seule fois, les membres effectifs participent avec le Conseil d’Administration à l’Assemblée Générale et s’engagent à participer activement aux groupes de travail auxquels, sur proposition du Président, le Conseil d’Administration les mandate.

Les membres apparentés

  • Toute personne ayant un lien avec les Institutions européennes, mais ne pouvant devenir membre effectif eu égard aux dispositions de l'article 7, peut solliciter son adhésion en qualité de membre apparenté moyennant paiement de la cotisation visée à l’article 19. Le Conseil d’Administration statue sur ces candidatures sur proposition motivée de son président.
  • Les personnes dites à charge au sens de l'article 2 de l'annexe VII du Statut des fonctionnaires européens constituent une des catégories de membres apparentés.
  • Les membres qui, pour quelque raison que ce soit, ne relèvent plus du Statut des fonctionnaires ou du Régime applicable aux autres agents, sont considérés comme membres apparentés à la condition expresse qu'ils communiquent leurs situation et coordonnées.

Le Conseil d'Administration

  • Le Conseil d’Administration est  composé:
  • d'au minimum cinq (5) administrateurs, avec un maximum de quinze (15); parmi lesquels un Président, éventuellement assisté d’un ou de deux Vice-Présidents.
  • d’observateurs désignés par les Institutions, en particulier, par la Direction Générale compétente pour l’administration du personnel au sein de la Commission.
  • Les fonctions d'administrateur, de président, vice-président, de secrétaire général secrétaire général adjoint et de trésorier, trésorier adjoint relèvent du bénévolat.
  • Le Conseil d'Administration est géré, sous l'autorité du Président, par un secrétaire général éventuellement assisté d’un ou de deux secrétaires généraux adjoints.
  • Le Conseil d'Administration se réunit autant de fois que nécessaire, en principe au moins quatre fois par an.
  • Il est convoqué par le secrétaire général à la demande du président ou d'au moins un tiers des administrateurs, sur base d'un ordre du jour distribué au moins une semaine avant la date fixée pour la réunion.
  • Le quorum exigé pour que le Conseil d’Administration puisse régulièrement délibérer est d’au moins un tiers administrateurs effectivement présents et de un tiers d'administrateurs représentés.
  • Chaque administrateur peut être porteur de deux procurations au maximum.
  • Les décisions du Conseil d'Administration sont prises, sauf dispositions contraires, à la majorité des administrateurs présents ou valablement représentés.
  • En cas de partage des voix, la voix du président de séance est prépondérante.
  • Le président peut demander au secrétaire général de saisir le Conseil d’Administration par procédure écrite, notamment pour tout ce qui concerne les groupes de travail et de réflexion quant à leurs termes de référence, la répartition entre administrateurs, leur fonctionnement, le résultat final ou provisoire de leurs travaux/réflexion. A défaut de réponse négative dans les quinze (15) jours suivant sa notification formelle, les propositions du président sont censées être adoptées. Dans le cas contraire, le point sera soumis au vote d’un prochain Conseil d’Administration.
  • Toute réunion du Conseil d’Administration fait l’objet d’un compte-rendu établi par le secrétaire de réunion, signé par le président et le secrétaire général, et envoyé aux administrateurs par le secrétaire général. Il est approuvé lors de la prochaine réunion du Conseil d’Administration. Il en est également ainsi pour les procédures écrites.
  • Tous les documents issus du Conseil d’Administration sont numérotés, répertoriés et conservés sept (7) ans, à l’instar des documents financiers. Tout administrateur peut, à tout moment, consulter sur place ou par voie électronique si disponible, lesdits documents.

Les administrateurs

  • Tout membre effectif peut se porter candidat à la fonction d'administrateur.
  • Les candidatures, dûment motivées, sont adressées au Secrétaire général qui les présente au Conseil d'Administration, lequel émet un avis motivé qui sera présenté à la prochaine Assemblée générale.
  • Cette procédure est d’application pour le renouvellement du mandat d’un adminis­trateur.
  • Le mandat des administrateurs est de 5 années, éventuellement renouvelable une seule fois.
  • L’assemblée générale vote à la majorité des membres présents ou représentés sur l'agréation des administrateurs.
  • En cas de démission, révocation ou décès d’un administrateur, le Conseil d'Administration peut coopter, un nouvel administrateur selon les règles du 2ème paragraphe.
  • Chaque administrateur est tenu de participer aux réunions du Conseil d’Administration et de remplir ses obligations en bon père de famille.
  • L'administrateur qui n’a pas assisté à plus de la moitié des réunions du Conseil sur une année civile, peut être réputé démissionnaire d’office, ce dont l’Assemble Générale sera informée lors de la prochaine réunion.

L'Observateur

  • Les observateurs représentant les institutions sont désignés par leur Direction Générale compétente pour l’administration du personnel en accord avec le président du conseil d’administration d'Afiliatys.
  • Les observateurs participent de droit, avec voix consultative, aux travaux du Conseil d'Administration et de l'assemblée générale.

Le Président

  • Le président est élu par l’Assemblée Générale à la majorité de ses membres présents ou représentés sur proposition du Conseil d’Administration.
  • L'assemblée générale donne mandat général au président de gérer et d’administrer Afiliatys en bon père de famille, conformément au présent statut, aux priorités fixées de commun accord et dûment approuvées par l'Assemblée Générale.
  • Le mandat du président est de trois années éventuellement renouvelable une seule fois.
  • Lorsque l’assemblée générale rejette la proposition du Conseil d'Administration, l'intérim est assuré par le premier vice-président, le cas échéant par le deuxième vice-président. Le secrétaire général saisit le Conseil d’Administration dans les huit (8) jours pour une nouvelle désignation. Dans cette situation, les pouvoirs du vice-président sont limités aux affaires courantes.
  • En cas d’empêchement ponctuel, le président est remplacé par le premier vice-président. A défaut par le deuxième vice-président.
  • Le président du Conseil d’Administration dispose des compétences et des pouvoirs qui lui sont conférés par le Statut et nécessaires au bon exercice de ses fonctions, à savoir:

En exécution de décisions du Conseil d'Administration

  • créer ou suspendre, voire supprimer, autant que nécessaire, des groupes de travail et de réflexion;
  • passer tous contrats, marchés et entreprises;
  • autoriser toute dépense importante, voire exceptionnelle, à savoir supérieure à 2.000 euros;
  • autoriser toute dépense. Les dépenses sont exécutées selon les modalités de l'art 16 §6.
  • acquérir et aliéner, prendre et donner à bail tous biens meubles et immeubles nécessaires à la réalisation des priorités d’Afiliatys;
  • recruter ou révoquer tout collaborateur et en fixer, s’il y a lieu, les traitements.
  • charger toute personne ou entreprise qualifiée de tâches particulières ou temporaires.
  • ester en justice.

Prérogatives propres

  • assurer une répartition idoine entre les administrateurs au sein des groupes de travail et de réflexion, en fonction de leurs attributions, compétences, souhaits et disponibilités, ce dont le Conseil d’Administration sera informé au cours d’une prochaine réunion;
  • proposer dans l’intérêt d’Afiliatys et en fonction des circonstances des adaptations budgétaires à budget constant;
  • consulter toute personne ou entreprise qualifiée
  • décider de faire participer un ou plusieurs administrateurs à des colloques, conférences, séminaires, réunions pertinents s’inscrivant dans les priorités d’Afiliatys et autoriser les éventuelles dépenses y relatives;
  • saisir le Conseil d’Administration d’une proposition circonstanciée aux fins de permettre à Afiliatys d’être membre d’autres associations, notamment celles regroupant les fonctionnaires retraités des Institutions européennes.
  • obtenir toutes décisions, sentences, jugements ou arrêts, les exécuter, traiter ou acquiescer, se désister, transiger ou compromettre sur tous les intérêts d’Afiliatys;
  • représenter Afiliatys à l'égard des tiers;
  • fixer les tâches et responsabilités de tout collaborateur;
  • proposer par demande motivée au Conseil d’Administration l’exclusion d’un administrateur pour des motifs indépendants du non-respect des obligations auxquelles il est tenu conformément à l’article 20.
  • Le président peut donner formellement –et par écrit- mandat au secrétaire général et ou à un des vice-présidents d’exercer en son nom partie des pouvoirs qui lui sont conférés, ce dont le Conseil d’Administration est aussitôt informé.

Vice-présidents

  • Le cas échéant, le ou les vice-présidents sont élus par le Conseil d'Administration à la majorité de ses membres présents ou représentés sur proposition du Président.
  • Le premier vice-président, le cas échéant le deuxième vice-président remplace le Président lorsque celui-ci est empêché.
  • Ils peuvent être chargés de missions par le président.
  • Le mandat des vice-présidents est de trois années éventuellement renouvelable deux fois.

Le Secrétaire général

  • Le secrétaire général, choisi parmi les membres effectifs ou non est nommé par le Conseil d’Administration sur proposition du président.
  • Le cas échéant, un ou deux secrétaires généraux adjoints sont nommés selon la procédure énoncée au paragraphe précédent. Ceux-ci assument les mandats qui leur sont conférés par le président sous la responsabilité du Secrétaire général. Le premier secrétaire général adjoint, le cas échéant le deuxième remplace le secrétaire général lorsque celui-ci est empêché.
  • La nomination est portée immédiatement à la connaissance des membres effectifs.
  • Le mandat du secrétaire général et des secrétaires généraux adjoints est de trois années éventuellement renouvelable deux fois.
  • Durant leur mandat, le Secrétaire général et les Secrétaires généraux adjoints perdent, si tel est le cas,  leur qualité d'administrateur. Ils s'expriment en Assemblée générale et en Conseil d'administration par voix consultative.
  • Conformément aux articles 24 et 22, le Secrétaire général est chargé, sous le contrôle du Président, de la gestion quotidienne de l'association et de la coordonner le travail des groupes de travail et de réflexion. Le Secrétaire général assume les tâches spécifiques mentionnées dans le présent statut.

Le trésorier

  • Le trésorier, choisi parmi les membres adhérents –administrateurs ou non- est nommé par le Conseil d’Administration sur proposition du président.
  • Le cas échéant, un ou deux trésoriers adjoints sont nommés selon la procédure énoncée au paragraphe précédent. Ceux-ci assurent exclusivement les mandats qui leurs sont conférés par le trésorier sous la responsabilité de ce dernier.
  • Le mandat du trésorier et des trésoriers adjoints est de trois années éventuellement renouvelable deux fois.
  • La nomination est portée immédiatement à la connaissance des membres effectifs.
  • En cas d'empêchement du trésorier, le premier trésorier adjoint, le cas échéant le deuxième, remplace celui-ci après information expresse du président et préalable à toute opération.
  • Le trésorier effectue, sur base de pièces justificatives et après visa du président tous les paiements dûment autorisés.
  • Le trésorier reçoit tous payements en faveur d'Afiliatys dont il exige ou fournit quittance.
  • Le trésorier adresse les factures pour les services dus à Afiliatys.
  • Le trésorier rend compte, au moins une fois par trimestre, au président du Conseil d'Administration de l'état des finances et des payements.
  • Le trésorier, le ou les trésoriers adjoints et le président sont mandatés pour la signature des comptes.
  • Le trésorier, en vue de l'assemblée générale, prépare le rapport financier de l’exercice précédent et fournit aux Commissaires aux Comptes tous les éléments nécessaires à leur mission.

L'assemblée générale

  • L’Assemblée Générale se compose des membres effectifs désignés conformément à l’article 8.
  • Les membres du Conseil d'Administration désignés conformément à l’article 11 sont membres de droit de l’Assemblée Générale.
  • Elle est présidée par le président du Conseil d’Administration, assisté du secrétaire général et, éventuellement, de son (ses) vice-président(s).

Convocation et ordre du jour de l'Assemblée générale

  • A la demande du président du Conseil d’Administration, le secrétaire général convoque l’Assemblée Générale, laquelle doit se réunir au moins une fois par an, et ce, dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice social, sauf exception, au siège d’Afiliatys.
  • Le projet d’ordre du jour de l’Assemblée Générale est arrêté par le président qui en informe le Conseil d’Administration en temps utile. Chaque administrateur peut proposer des modifications ou compléments audit projet, lesquels sont soumis à la décision du Conseil d'Administration.
  • La convocation de l’Assemblée Générale se fait, au moins dix jours à l’avance, par écrit (lettre ou courriel) accompagnée de l’ordre du jour, du rapport d'activité et du rapport financier.
  • Le projet d'ordre du jour peut être complété au moment de son adoption par l’Assemblée Générale.
  • La convocation sera considérée comme dûment reçue par un membre si elle a été envoyée à l’adresse (postale ou électronique) la plus récente communiquée par ce membre au secrétariat d’Afiliatys.
  • Les membres adhérents sont informés de la tenue de l’Assemblée Générale via les moyens d’information propres d’Afiliatys (site web,  magazines ou autres publications).
  • Tout membre effectif –non administrateur- ou adhérent peut adresser au secrétaire général des points complémentaires à l'ordre du jour. Ces points sont soumis à l’approbation du Conseil d’Administration.
  • S’ils sont retenus, le secrétaire général adresse aux membres de l’Assemblée Générale un nouvel ordre du jour, dûment complété sans que cette opération puisse motiver un report de la date de l'assemblée générale.
  • S'ils ne sont pas retenus, le président en informe l'auteur de manière motivée.
  • Tout membre effectif peut demander aux Commissaires aux Comptes de participer à l'assemblée générale aux fins de répondre à des questions au sujet de la gestion financière d’Afiliatys.
  • Le Conseil d’Administration peut inviter des membres adhérents, apparentés ainsi que des invités à assister aux travaux de l’Assemblée Générale. Ils ne bénéficient d’aucun droit de vote. Le président de l’Assemblée Générale peut leur donner la parole et/ou restreindre leur participation à certains points de l’ordre du jour. L’Assemblée Générale en sera informée par le secrétaire général en début de séance.

Quorum

  • L’Assemblée Générale est valablement constituée si au moins la moitié des membres effectifs sont présents ou représentés. Chaque membre peut être porteur d’un maximum de deux procurations.
  • Lorsque le quorum nécessaire pour la bonne tenue de l’Assemblée Générale n’est pas atteint :
  • le président peut décider d’une suspension de séance d’une demi-heure pour permettre d’atteindre ledit quorum;
  • et si, à l’issue de cette suspension, le quorum n’est toujours pas atteint, une nouvelle Assemblée Générale est convoquée par le Secrétaire général dans un délai minimum de quinze jours (15) jours et un maximum de trente (30) jours avec le même ordre du jour. Cette nouvelle assemblée générale délibère valablement quel que soit le nombre des membres présents et représentés sauf si trois membres présents demandent la constatation de l'absence du quorum.

Relevé de décisions

  • En fin d’Assemblée Générale, le secrétaire général fait un bref résumé des différents points de l’ordre du jour et, s’il y a lieu, des décisions prises et/ou des orientations préconisées, voire arrêtées.

Procès-verbal

  • Un procès-verbal est établi par le secrétaire de séance et adressé dans les trente (30) jours suivants par le secrétaire général à l’ensemble des membres de l’Assemblée Générale. Il sera approuvé –ou amendé- lors de l’Assemblée Générale suivante.

Attributions de l’Assemblée Générale et Décisions

  • Les attributions de l’Assemblée Générale sont, entre autres, les suivantes:

Nécessitant un vote à la majorité des deux tiers des membres présents et représentés:

  • modifier, adapter le présent statut sur proposition circonstanciée du président du Conseil d’Administration présenté au nom de son Conseil d’Administration.
  • changer l’adresse du siège social.
  • exclure un administrateur ou un membre sur proposition dument motivée présentée par le président au nom du Conseil d’Administration.

Nécessitant un vote à la majorité des deux tiers des membres présents:

  • révoquer le président du Conseil d’Administration sur proposition des deux tiers des administrateurs présents. Aucun mandat ne sera accepté

Nécessitant un vote à la majorité des membres présents et/ou représentés:

  • nommer, révoquer les Commissaires aux Comptes;
  • donner décharge aux président et administrateurs après présentation par le trésorier du rapport financier de l’exercice précédent auquel est joint le rapport des Commissaires aux Comptes;
  • approuver le rapport d’activité présenté par le président après avis du Conseil d’Administration;
  • approuver orientations et critères des causes caritatives et/ou humanitaires, présentés par le président au nom du Conseil d’Administration, partant les budgets proposés y relatifs.

Assemblée Générale Extraordinaire

  • Une ou plusieurs Assemblées Générales Extraordinaires peuvent également se tenir à la demande d’au moins les deux tiers des administrateurs ou des membres effectifs.
  • Elle est convoquée suivant les dispositions de l'article 17.

Cotisation

  • La cotisation, unique, est fixée à cinq (5) euros. Non remboursable, elle reste valable aussi longtemps que le membre gardera cette qualité.
  • Une cotisation particulière peut être négociée par le Conseil d'Administration au titre d'une association pour ses propres membres.
  • Chaque membre en règle de cotisation a accès au site web d'Afiliatys par un mot de passe et peut y obtenir tout document approprié.

Droits et devoirs des administrateurs et/ou membres effectifs

  • Chaque administrateur et/ou membre effectif bénéficie de l’ensemble des activités d’Afiliatys.
  • Les administrateurs sont tenus de participer aux différentes actions/opérations proposées par Afiliatys. Tout autre membre peut se porter volontaire à cet effet. Une information idoine sera périodiquement faite auprès de tous les adhérents spécifiant les différentes actions/opérations envisagées et les invitant à se porter candidats auprès du secrétaire général.
  • Les administrateurs doivent, sous peine d’exclusion, accepter, respecter et appliquer le présent statut ainsi que les décisions de l’Assemblée Générale et du Conseil d’Administration.
  • Tant pour des raisons éthiques qu'en vertu de l’obligation impérative faite aux fonctionnaires et agents des Institutions européennes de respecter strictement le Statut des fonctionnaires, en particulier les articles 11 et 12ter et du Règlement applicable aux autres agents, les administrateurs et les membres effectifs ne sont pas habilités à négocier des partenariats économiques et/ou financiers avec des acteurs externes auxdites Institutions, cette compétence relevant du seul ou des seuls intermédiaires qui devra (devront) obligatoirement être un (des) prestataire(s) de service externe sous statut d’indépendant(s) ou un organisme sans lien direct ou indirect, implicite ou explicite avec les Institutions européennes
  • Toutefois, dans des cas spécifiques, exceptionnels, relevant d’une complexité et/ou d’une technicité particulières, le président peut, sur décision du Conseil d’Administration, mandater plusieurs administrateurs –ou membres effectifs- dont les compétences dans le domaine concerné sont notoires- aux fins de préparer lesdites négociations sans être personnellement impliqués eux-mêmes dans le processus conduisant à l’éventuel accord, notamment dans les aspects pécuniaires du partenariat retenu. Dans ces cas le nombre de ces administrateurs ou membres effectifs ne peut être inférieur à deux
  • Tout avantage financier ou de tout autre nature tiré ou perçu dans le cadre d'Afiliatys est acquis à l'association.

Démissions, suspension, exclusion des administrateurs et/ou membres effectifs

  • Chaque administrateur ou membre effectif peut, à tout moment, décider de mettre fin à ses fonctions moyennant une notification écrite adressée au président qui en informera le Conseil d’Administration.
  • Tout administrateur ou membre effectif qui agirait volontairement ou involontairement contre les intérêts d’Afiliatys, qui tiendrait un comportement interne ou externe tel qu’il pourrait affecter son image ou contraire à l’éthique à laquelle il est impérativement tenu et qu’il s’est formellement engagé à respecter, qui aurait une attitude manifestement contraire aux paragraphes 3 à 6 de l’article 20, peut être suspendu, voire exclu par le Conseil d’Administration.
  • Dans ce contexte, le Conseil d'Administration est saisi d’une proposition de sanction –ou d’absence de sanction- dûment motivée du président. Le Conseil d’Administration convoque au moins une fois l’intéressé. Le procès-verbal établi à l’issue de cette éventuelle audition est annexé à la saisine, par le président, de la Commission des litiges prévue à l'article 25.
  • Suivant l'article 25.5, le rapport de la Commission des litiges est transmis au président pour décision qui peut porter sur soit un non-lieu, soit un avertissement, soit l’exclusion; cette dernière deviendra définitive après décision de la prochaine Assemblée Générale. Dans l’intervalle, les fonctions de l’administrateur ou de membre effectif sont suspendues. La même procédure est d’application au cas où l'intéressé n’aurait pas accepté d’être entendu par le Conseil d’Administration.

Les groupes de travail et de réflexion

  • Ces groupes, décidés par le Conseil d'Administration, ont pour vocation de préparer, faciliter, et mettre en œuvre les décisions du Conseil d’Administration dans leurs domaines respectifs ainsi que d’alimenter sa réflexion.
  • La participation aux groupes de travail est ouverte aux administrateurs, membres effectifs et membres adhérents qui souhaitent s’investir bénévolement dans leurs domaines d’activités et/ou de réflexion.
  • Le secrétaire général, sous l'autorité du Président, est chargé de coordonner le travail de ces groupes afin d’éviter tout double emploi et d’assurer l’éventuelle complémentarité entre les groupes, voire la dynamique entre eux.
  • Un “team leader” est nommé pour chacun de ces groupes par le président.
  • Il revient au “team leader” d’animer son groupe, de convoquer les réunions nécessaires avec, le cas échéant, des acteurs externes qu’il estimera pertinents pour la bonne réalisation des objectifs convenus.
  • Le “team leader” informe régulièrement le secrétaire général de l’avancement des travaux, voire de l’état des réflexions menées et lui fournit tout élément nécessaire à la bonne information du président qui, en temps utile, présentera pour discussion, débat, voire décision, au Conseil d’administration soit le rapport final, soit le/les rapport(s) intérimaire(s) établis.

Négociateur indépendant

  • Les négociations avec des partenariats économiques et/ou financiers et avec des acteurs externes auxdites Institutions relèvent du seul ou des seuls intermédiaires qui devront obligatoirement être des prestataires de service externes sous statut d’indépendants ou un organisme sans lien direct ou indirect, implicite ou explicite avec les Institutions européennes.
  • Le(s) négociateur(s) indépendant(s) est (sont) rémunéré(s) par Afiliatys sur la base de « deals » acceptés par le Conseil d’Administration.
  • Dans tous les cas, ces accords n’entrent en vigueur qu’après analyse et avis par le groupe de travail compétent, remise d'un rapport au président dudit groupe avant saisine du Conseil d’Administration par son président.
  • Le Conseil d’Administration décide en dernier ressort d’accepter, d’amender ou de refuser l’accord de partenariat proposé, voire, si nécessaire, de demander au prestataire de service de reprendre la négociation sur les bases d’un nouveau mandat qu’il lui confiera.
  • En cas de nécessité, afin de pouvoir obtenir une décision rapide, le président et/ou le secrétaire général peuvent exceptionnellement saisir le Conseil d’Administration par procédure écrite, laquelle précisera les conditions d’approbation ainsi que le calendrier y relatif.

Gestion quotidienne

  • Sous l’autorité du président, la gestion quotidienne relève du secrétaire général.
  • Est considérée comme gestion quotidienne, tout acte nécessaire au bon fonctionnement d’Afiliatys ou s’inscrivant directement dans les décisions/orientations dûment adoptés par le Conseil d’Admi­nistration et/ou l’Assemblée Générale. A ce titre, il signe les ordres de missions, les rem­boursements de frais et toute facture relative à des dépenses préalablement autorisées par le président dont le paiement sera exécuté par le(les)trésorier(s). Toute saisine a posteriori fera l’objet d’un rapport circonstancié du secrétaire général établi sur base d’une note établie par le demandeur. Ledit rapport sera adressé au président qui décidera en dernier ressort de la suite à réserver à la demande de remboursement présentée. Le président fera rapport au CA.
  • Le secrétaire général dirige et supervise l’ensemble des aspects relevant de la bonne administration d’Afiliatys, partant le personnel y affecté. A cet effet, il est responsable de la bonne tenue des archives et du strict respect des obligations légales auxquelles est tenue toute ASBL.
  • Il assure la circulation de l'information au sein du CA et tient informé le président de toute éventuelle difficulté susceptible de poser problème au plan du fonctionnement général d’Afiliatys, voire d’affecter la bonne réalisation de ses priorités.

Commission des litiges

  • La Commission des litiges est composée de trois administrateurs ou membres effectifs nommés par le Conseil d’Administration. Elle est  présidée par le secrétaire général.
  • La Commission des litiges est exclusivement saisie par le président du Conseil d'Administration:
  • de tout contentieux, litige, arbitrage, problèmes relatifs directement ou indirectement, explicitement ou implicitement à l’activité d’Afiliatys,
  • de tout manquement aux obligations auxquelles sont tenus les administrateurs et membres effectifs d’Afiliatys, notamment celles découlant de l'article 20.
  • Les membres de la Commission des litiges sont strictement tenus au devoir de confidentialité inhérent à leur fonction.
  • Travaillant en toute indépendance, elle a capacité d'écouter toute personne directement ou indirectement concernée par le dossier soumis à son examen.
  • La Commission des litiges fait directement rapport au président du Conseil d’Administration.   

Commissaire(s) aux comptes

  • Le ou les commissaires aux comptes, choisis parmi les membres adhérents sont nommés par l'assemblée générale sur proposition du président.
  • Ils contrôlent sur place la situation financière de l'association, les comptes annuels et la régularité des opérations.
  • Le mandat du ou des commissaires aux comptes est de trois années éventuellement renouvelable deux fois.
  • Les Commissaires aux comptes peuvent être révoqués par l'Assemblée générale sur proposition du Conseil d’Administration saisi par son président selon la procédure prévue à l'article 21.

Inventaire

  • Un inventaire des valeurs mobilières et immobilières de l'ASBL est dressé chaque année et annexé au rapport d'activités, au bilan et au compte des profits et pertes soumis à l'Assemblée Générale par le Conseil d'Administration.

Dissolution

  • En cas de dissolution d’Afiliatys, décidée par l'Assemblée générale selon les modalités prévues à l'article 5, l'Assemblée générale déterminera les conditions et modalités pour la cessation des activités (désignation de liquidateurs, destination du patrimoine à des Associations/Instituts de bienfaisance).

Année sociale

  • L’année sociale commence le premier janvier et se termine le trente et un décembre de chaque année.

Mesures transitoires et entrée en vigueur

  • Le présent statut entre en vigueur 10 jours après son approbation par l'assemblée générale qui sera  consultée  par  procédure  écrite  conformément  à  sa  décision du 12 mai 2015.
  • Dans un délai de 3 mois, le Conseil d'Administration adoptera son règlement intérieur incluant les dispositions financières.
  • En l'absence de désignation de Secrétaire général, le premier vice-président assume les fonctions de Secrétaire général.
  • Les limites de renouvellement des mandats sont réinitialisées dès l'entrée en vigueur du présent statut.
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